مدیریت فناوری اطلاعات

مدتی قبل؛ صحبت از خود اظهاری افراد درباره زدن یا نزدن واکسن کورنا شد. این درحالی بود که وقتی برای زدن واکسن مراجعه میکنیم، اولین چیزی که می پرسیدن و دریافت میکردند، کارت ملی شخص بود که در داخل سامانه ای اطلاعات شخص دریافت کننده دُز واکسن را ذخیره میکردند. البته در تمامی رسانه ها هم صحبت از آمار کسانی هست که اقدام به دریافت دُز اول یا دوم واکسن های مختلف کردند، میشه. یعنی احتمالاً و منطقاً بر اساس همان پایگاه داده ای که ادعا میشد، باید این نتیجه گیری ها شده باشه و شاید برنامه ریزی های بعدی دولتی هم از تجزیه و تحلیل همین اطلاعات بدست آمده باشه. ولی نکته جالب اینجا بود که وقتی قرار شد دانشگاه ها و مدارس نسبت به حضوری یا غیر حضوری بودن کلاس ها تصمیم گیری کنند، تصمیم به خود اظهاری افراد شد و استناد به اطلاعات جدیدی شد که پایه و اساس محکمی نداشت. چون هر نفر میتونست جواب نادرستی ارائه کنه که امکان ارزیابی آنها وجود نداشت. سوالی که در ذهن من بوجود آمده بود این بود که مگر سیستم های اطلاعاتی و هزینه های گزافی که برای آنها میشه، اصولاً وظیفه دیگری هم غیر از اینگونه تصمیم گیری ها دارند؟ آیا سیستم های اطلاعاتی که در هر ارگان ایجاد شدند؛ باید به انجام کارهای موازی و مستقل اقدام کنند یا پایگاه های زیرمجموعه در اختیار سازمان های بالادستی قرار میگیرند و باعث اجماع و انباشت صحیح اطلاعات خواهند شد تا بشه از تجزیه و تحلیل آنها و پالایش اطلاعات، برنامه ریزی های استراتژیک سازمانی استخراج کرد. به یاد موضوع کارت های شناسائی و کارت ملی و سایر کارتها افتادم که هنوز در کوچه پس کوچه های دولت الکترونیک به دنبال منزل درست میگردند. و اینکه در بسیاری از کشورهای توسعه یافته امروزه فقط یک شماره اجتماعی هزاران هزار عملیات اداری و غیر اداری و براتون انجام میده و شخص نیازی به داشتن کارتها و کدهای مختلف شناسائی نیست.

با کمی بررسی و تعمق در شیوه های استفاده از سیستم های اطلاعاتی در این کشورها، متوجه میشویم که امروزه اهمیت اطلاعات و دادهای بدست آمده از سیستم های مختلف اطلاعاتی طی فرایندهای مختلف فروش، بازاریابی و مدیریت منابع؛ بقدری زیاد است که در برخی از کسب و کارها، اساساً مدل درآمدی و هسته اصلی کسب و کار خود را برپایه همین اطلاعات بنا نموده اند. شرکت های بزرگ و پیشرو در زمینه های فناوری اطلاعات عموماً بخش قابل توجهی از درآمد سالیانه خود را از تحلیل و طبقه بندی اطلاعات بدست آمده از کاربران و بازدیدکنندگان سایت ها خود بدست می آورند. به عبارتی علم مدیریت به نحوی مدیون فرایند تحلیل، ذخیره سازی، سازماندهی و انباش اطلاعات و داده های ایجاد شده و جمع آوری شده توسط سازمان مطبوع خود می باشد. در همین راستا نیز سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات که به اشکال مختلف در فرایندهای کسب و کار مورد استفاده قرار میگیرند؛ اطلاعات تحلیلی خود را برای کمک به تصمیم گیری عملیاتی صحیح و برنامه ریزی استراتژیک مناسب، در اختیار مدیران سازمانها قرار میدهند.

امروزه داده‌ها به طور فزاینده‌ای به عنوان یک دارایی سازمانی بحساب میروند و می‌توانند برای تصمیم‌گیری در خصوص کسب و کار، ارتقاء فعالیت‌های بازاریابی، بهبود عملیات و فرایندهای کاری و کاهش هزینه‌ها، با هدف افزایش درآمد و سود استفاده گردد. ولی عدم مدیریت صحیح اطلاعات سازمان‌ها را با مجموعه ای از اطلاعات ناهماهنگ و مشکلات کیفی اطلاعاتی مواجه میکند که توانایی آن‌ها را در تجزیه و تحلیل محدود نموده و یا نتایج معیوب خواهند داشت.

مدیریت کارآمد اطلاعات یکی از مهمترین دغدغه های سازمان‌هاست. از آنجا که حجم اطلاعات دیجیتالی در دنیا بطور مستمر رو به افزایش بوده و حدوداً هر پنج سال، 10 برابر حجم قبلی خود می‌شود؛ مدیریت و حفظ امنیت آن نیز سختیهای خود را بهمراه خواهد داشت. البته در مقاله ای خواندم که “کمتر از ده درصد سازمان‌ها از فرآیند مستندی برای مدیریت اطلاعات خود استفاده می‌کنند و کمتر از یک‌سوم سازمان‌ها، ادعای مطمئن بودن داده‌های خود را دارند”.

برخی از عواقب و مشکلات ناشی از مدیریت ضعیف اطلاعات و داده ها در سازمان ها را میتوان اینگونه برشمرد:

• ضرر و زیانهای مالی
• مخاطرات قانونی و حقوقی
• هزینه‌های اضافی ذخیره‌ی اطلاعات بلا استفاده
• ناکارآمدی در فرآیندهای عملیاتی
• فرصت‌ سوزی در سازمان
• از دست رفتن اعتبار نام تجاری
• تبلیغات منفی و شایعات و خبرها علیه سازمان

درمقابل در صورتی که سیستم های اطلاعاتی بدرستی مدیریت بشوند بگونه ای که سیستم در راستای اهداف سازمان به پشتیبانی تصمیم گیری کمک نموده و بر پایه درست سه جزء اصلی افراد، اطلاعات و فناوری استقرار پیدا کند، باعث ایجاد یک هم افزایی عالی در تعامل این بخشها و استفاده موثر افراد از ابزارهای فناوری محور موجود در سازمان خواهد شد و شاهد ایجاد برتری رقابتی، انجام امور عملیاتی با کمترین هزینه و در کوتاه ترین زمان ممکن خواهیم بود که در نهایت به افزایش درآمد و سودآوری مجموعه مطبوع خود منتج خواهد شد.